Di banyak perusahaan, “bocor” biaya procurement jarang terjadi karena harga saja, lebih sering karena proses requisition yang tidak terstandar: pembelian di luar preferred supplier, approval berlapis yang lambat, budget checking yang terlambat, dan minimnya visibilitas atas pengeluaran per proyek/GL. Untuk organisasi ERP Manufaktur dan Distribusi, kondisi ini berdampak langsung pada efisiensi operasional, cashflow, dan akurasi perencanaan supply chain.
Epicor Advanced Requisition Management (ARM) memperkuat proses procurement end-to-end di Epicor Kinetic (Epicor ERP): mulai dari permintaan pembelian, kontrol budget, approval multidimensi, sampai otomatisasi PO dan goods receipt, dengan governance yang rapi dan eksekusi yang lebih cepat.
Apa itu Epicor ARM?
Epicor ARM adalah solusi untuk menyederhanakan dan mengotomasi proses procurement, dari requisition hingga receipt, dengan fokus pada spend control, visibilitas status real-time, dan workflow approval yang presisi. ARM memastikan pembelian mengikuti limit otorisasi, kontrak harga, dan kebijakan supplier tanpa mengorbankan kecepatan eksekusi.
Kontrol belanja tanpa memperlambat operasional
Epicor menempatkan ARM sebagai penguat controlled spending: user tetap mudah membuat permintaan, sementara sistem memastikan budget dan policy procurement enforced lewat workflow. Dampaknya adalah proses lebih efisien, inventory lebih optimal, dan biaya menurun secara menyeluruh.
Fitur kunci Epicor ARM yang paling berdampak
1) Tipe requisition fleksibel + custom form
ARM mendukung beragam tipe requisition/order yang dapat dikonfigurasi, termasuk penangkapan informasi tambahan lewat custom form agar keputusan approval lebih tepat. ARM juga mendukung detail proyek untuk membantu kontrol spending berbasis proyek.
2) Real-time budget checking (GL Budget / Project Budget)
ARM melakukan pengecekan otomatis nilai requisition terhadap GL Budget atau Project Budget (terutama untuk item non-inventory seperti Catalogue dan Non Catalogue) di setiap tahapan approval. Jika over budget, sistem menampilkan alert, namun tetap memungkinkan requisition berjalan agar approver memutuskan secara terkontrol.
3) Pengalaman seperti “belanja online” lewat katalog + PunchOut
Pemohon dapat memilih item dari ARM product catalog, Kinetic inventory master, atau langsung dari e-commerce supplier melalui PunchOut. Dukungan preferred supplier dan pricing agreement memastikan pembelian dilakukan dari vendor yang tepat dengan harga kontrak.
4) Preferred supplier dan one-time vendor
ARM memudahkan enforcement kontrak melalui Preferred Suppliers untuk item catalog dan inventory. Untuk pembelian yang sifatnya one-off, ARM mendukung mekanisme vendor sekali pakai tanpa membebani master data vendor, dan tetap terintegrasi ke proses Accounts Payable.
5) Multi-dimensional approval workflow yang presisi
ARM menyediakan workflow approval berbasis role, approval limit, dan atribut multidimensi dari header maupun line requisition. Tim procurement mendapatkan visibilitas real-time pada status tiap line di tiap tahap approval, membuat kontrol lebih ketat, namun tetap cepat.
6) Notifikasi, eskalasi, dan delegasi
ARM menyediakan notifikasi otomatis, eskalasi saat task overdue, dan delegasi approval agar proses tidak macet ketika approver berhalangan.
7) Otomatisasi PO dan goods receipt
Setelah requisition disetujui, ARM dapat membuat dan mengirim PO secara otomatis. ARM juga dapat mengonsolidasikan beberapa request menjadi satu PO untuk memanfaatkan quantity breaks atau memenuhi kontrak. Untuk penerimaan barang, ARM mendukung proses receipt yang lebih ringkas agar user operasional bisa bekerja lebih cepat.
Integrasi “seamless” dengan Epicor Kinetic (Epicor ERP)
ARM dirancang sebagai perluasan purchasing/requisition standar di Kinetic dan terhubung real-time melalui banyak titik integrasi (Epicor menyebut 50+ touchpoints). ARM mendukung skenario seperti:
- item inventory dari Kinetic yang tersedia di katalog ARM,
- requisition untuk job/project di Kinetic,
- non-inventory request untuk goods & services ke GL account (termasuk GL splitting dan budget),
- preferred supplier dan web store supplier,
- requisition lintas lokasi dan lintas company,
- otomatisasi transaksi Kinetic: PO, transfer request, receipt, sampai AP invoice,
- pembuatan requisition dari PO suggestions di Kinetic.
Deployment: SaaS di Azure atau On-Premises
Epicor menyediakan ARM dalam opsi SaaS yang di-host aman di Microsoft Azure (implementasi lebih cepat, scalable, biaya infrastruktur lebih rendah, update otomatis). ARM juga tersedia untuk on-premises sesuai kebutuhan tata kelola TI perusahaan.
Modul opsional untuk memperluas kontrol procurement
1) Supplier PunchOut (External Integration Suite)
User melakukan PunchOut ke e-commerce supplier, memilih item sesuai contracted pricing/stock, lalu item kembali otomatis menjadi line requisition di ARM untuk approval dan proses PO. External Integration Suite juga mendukung import requisition via template CSV.
2) Inventory Transfers
ARM mendukung internal transfer jika stok tersedia di lokasi lain, termasuk ship/receive dan otomatisasi transaksi finansial. Termasuk dukungan expensing items dengan transaksi expense serta penyesuaian inventory setelah approval.
Dampak yang paling cepat terlihat
Epicor merangkum outcome ARM sebagai percepatan dan perapihan proses procurement: kontrol belanja dan visibilitas meningkat, langkah manual berkurang, workflow approval terstandar, budget checking lebih konsisten, kepatuhan preferred supplier naik, dan pengadaan barang/jasa menjadi lebih cepat serta paperless.
Jika Anda menjalankan Epicor Kinetic (Epicor ERP) dan ingin procurement yang lebih cepat namun tetap “tight control”, KANO sebagai Konsultan Epicor Indonesia menyiapkan assessment singkat untuk memetakan alur requisition saat ini, desain workflow approval multidimensi, konfigurasi budget checking, dan strategi katalog/PunchOut, sebagai bagian dari roadmap Implementasi Epicor Kinetic untuk ERP Manufaktur dan Distribusi.
